Informasi merupakan unsur yang sangat penting bagi manajemen perusahaan, khususnya dalam keperluan pengambilan keputusan. Informasi bisa diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau processing system. Sistem informasi di dalam perusahaan bisa diartikan sebagai sistem mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, dan mendorong kegiatan strategis perusahaan. Salah satu sistem informasi yang paling dibutuhkan adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang sangat penting untuk alat komunikasi bisnis. Bagi pihak-pihak yang terlibat dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan, istilah SIA sudah tidak lagi asing karena selalu bergelut dengan siklus keuangan perusahaan. 

Setiap perusahaan menerapkan akuntansi sebagai alat komunikasi bisnis. Sistem ini mencakup banyak hal dalam siklus perusahaan. Prosesnya bisa sangat panjang karena mengukur setiap aktivitas usaha dari awal perencanaan hingga terjadi output dalam satu periode bisnis. Proses-proses yang ada di dalam perusahaan agar mendapatkan SIA yang tepat bisa berupa proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), rangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari pemanfaatan SIA adalah penerbitan seluruh laporan keuangan. 

Jadi, laporan keuangan pada dasarnya hanya merupakan bagian dari suatu Sistem Informasi akuntansi yang didapatkan setelah proses mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, dan mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan. Orientasi dari sistem ini adalah kondisi finansial perusahaan yang relevan bagi pihak-pihak yang ada di dalam perusahaan itu sendiri. 

Mengenal Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Para ahli sepakat mengenai pengertian dari Sistem Informasi Akuntansi. Tidak ada hal khusus yang membedakan pendapat dari masing-masing para ahli. Misalnya, menurut pakar akuntansi, Romney dan Steinbart yang mendefinisikan SIA sebagai sistem yang berguna untuk mengumpulkan, merekam, menyimpan, dan memproses data akuntansi serta data-data lainnya supaya dapat menghasilkan informasi bagi para pihak yang akan pengambil keputusan. 

Secara lebih lanjut, Romney dan Steinbart juga menjelaskan bahwa SIA memiliki 6 komponen yang sangat penting agar pemanfaat SIA bisa mencapai tujuan yang diinginkan. Keenam elemen Sistem Informasi Akuntansi tersebut antara lain pelaksana fungsi, prosedur, data, software, infrastruktur, dan keamanan sistem. Setiap elemen harus berinteraksi dengan baik agar perusahaan bisa mencapai tujuannya.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Secara sederhana, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bisa juga didefinisikan sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi perusahaan. SIA memiliki fungsi yang sangat penting, khususnya untuk mengumpulkan dan menyiapkan data tentang aktivitas dan transaksi perusahaan. SIA juga memungkinkan aktivitas pemrosesan data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan manajerial.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) tidak terlepas dari perannya yang sangat penting dalam mengontrol aset perusahaan secara tepat. Proses controlling tersebut dimulai dengan tahap pemrosesan transaksi yang menjadi pendukung proses operasi bisnis harian. Selanjutnya, proses dilanjutkan dalam penyusunan buku besar/pelaporan keuangan, misalnya laporan laba/rugi, neraca, arus kas, dan pengembalian pajak. Terakhir, controlling dilakukan dengan pertanggungjawaban setiap pihak manajemen internal analisis dalam pengambilan keputusan, pemanfaatan anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Siklus Keuangan

Setiap siklus yang ada dalam perusahaan sudah pasti berkaitan dengan SIA, salah satunya yaitu Siklus keuangan. Bagi perusahan, siklus keuangan terjadi karena  keterlibatan perusahaan dalam aktivitas memperoleh dana-dana untuk modal modal usaha, termasuk kas usaha. Siklus keuangan bagi perusahaan sangat berguna untuk menyediakan informasi dari serangkaian laporan keuangan perusahaan.

Siklus keuangan terekam secara lengkap di dalam sistem buku besar umum. Di dalamnya memuat beberapa aktivitas seperti mengumpulkan data transaksi, memproses arus masuk transaksi, menyimpan data transaksi, melakukan pengendalian keuangan, menyediakan laporan keuangan, dan mengklasifikasikan atau mengkodekan data perkiraan transaksi.

Sebagai siklus yang ada dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA), siklus keuangan sangat penting karena bisa mempengaruhi terlaksananya tugas pengolahan data financial perusahaan. Data tersebut kemudian diolah menjadi informasi yang dibutuhkan, baik bagi pihak yang di dalam maupun di luar perusahaan. Terjadinya siklus keuangan memungkinkan SIA bisa menyediakan informasi keuangan bagi tiap elemen perusahaan. 

Siklus Keuangan Perusahaan Distribusi

Dalam perusahaan distribusi, kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kebutuhan manajemen level atas. Artinya, SIA hanya melayani informasi yang berorientasi kepada manajerial perusahaan yang memberikan sumbangan besar atas keputusan-keputusan dan berbagai kebijakan usaha. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) perusahaan distribusi dibutuhkan bukan hanya untuk keperluan financial saja, melainkan juga untuk operasional (non financial). Dengan demikian, siklus keuangan perusahaan distribusi secara tidak langsung akan mendorong manajemen untuk lebih terbuka.

Bagi perusahaan distribusi, siklus keuangan sangat diutamakan dalam  langkah-langkah atau proses akuntansi. Pada akhirnya, perusahaan distribusi bisa  menghasilkan berbagai macam informasi keuangan, mulai dari transaksi sampai penyajian laporan keuangan.

Proses Siklus Keuangan Perusahaan Distribusi

Siklus keuangan perusahaan distribusi diawali dari adanya transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Transaksi dijadikan sebagai titik awal untuk memulai proses akuntansi. Dengan kata lain, ada tidaknya suatu aktivitas pencatatan akuntansi sangat bergantung terhadap keberadaan transaksi yang dilakukan perusahaan perusahaan distribusi. Misalnya aktivitas transaksi seperti pembelian maupun penjualan.

Setelah proses transaksi, proses siklus keuangan dilanjutkan dengan proses dokumentasi. Perusahaan distribusi harus memiliki bukti/dokumentasi atas transaksi yang dilakukan. Transaksi yang tidak memiliki bukti sebagai dokumentasi tidak dapat dijadikan bagian dari data siklus keuangan. Bukti transaksi merupakan syarat mutlak untuk mengakui keberadaan dari sebuah transaksi, sehingga tanpa adanya bukti transaksi dipastikan pencatatan laporan keuangan tidak akan dinyatakan valid. 

Setelah dokumentasi, langkah selanjutnya pencatatan ke dalam buku jurnal perusahaan. Buku jurnal tersebut berguna untuk merekam transaksi setiap transaksi yang memiliki dokumentasi. Setiap pencatatan tanpa bukti dokumentasi tidak diperbolehkan pada proses ini. Setelah proses pencatatan ke buku jurnal, selanjutnya dilakukan posting ke buku besar (diposting). Buku besar digunakan untuk mengklasifikasikan perkiraan untuk setiap jenis transaksi dan informasi. 

Jika perusahaan belum mendapatkan informasi yang lengkap dalam buku jurnal, maka dalam buku harus sudah dapat mengetahui mutasi setiap jenis perkiraan. Posting ke buku besar harus dilakukan dengan pencatatan langsung yang disertai dengan bukti asli sehingga daya kontrolnya terhadap kinerja keuangan juga semakin tinggi. 

Gambaran Siklus Keuangan dalam Kejadian Ekonomi

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, Siklus keuangan perusahaan distributor merupakan proses pencatatan akuntansi yang dimulai dari dokumentasi sampai dengan penyajian laporan keuangan. Transaksi menjadi aktivitas yang secara langsung akan menyebabkan kejadian ekonomi di dalam perusahaan yang berkaitan dengan operasi utama perusahaan. Kejadian ekonomi bisa terjadi secara langsung maupun tidak langsung pada periode tertentu. Siklus keuangan yang dilakukan oleh perusahaan dalam rangka kegiatan utama perusahaan pada periode tertentu menyebabkan banyak kejadian ekonomi.

Sebagai contoh, aktivitas penjualan, pembelian, penyaluran barang, pengeluaran kas, penerimaan kas, dan lain sebagainya. Umumnya setiap transaksi tersebut bisa mempengaruhi aktivitas utama perusahaan.

Cara Memahami Siklus Keuangan Perusahaan Distribusi

Perusahaan distribusi memiliki hubungan yang cukup unik. Sebagai penyalur, hubungan yang dibangun tidak hanya untuk konsumen atau pelanggan saja, namun harus menjalin hubungan dengan produsen. Jika dibandingkan dengan perusahaan lainnya, siklus keuangan perusahaan distribusi bisa lebih panjang dan menyebabkan lebih banyak kejadian ekonomi.

Setiap perusahaan, termasuk perusahaan distribusi harus menyusun laporan keuangan. Transaksi yang dilakukan perusahaan distribusi sangat beragam dengan volume yang padat. Dokumentasi dari setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan distribusi harus segera dibukukan untuk mendapatkan catatan keuangan yang valid. Pengelolaan keuangan harus dilakukan secara efektif dengan memperhatikan siklus keuangan yang sesuai dengan standar yang berlaku. Berikut ini, cara yang bisa dilakukan manajerial perusahaan distribusi dalam memahami siklus keuangan usahanya.

1. Pencatatan Transaksi Lengkap

Siklus keuangan dari perusahaan distribusi diawali dengan transaksi. Tingkat terjadinya transaksi sangat tinggi, karena menyangkut transaksi dengan pelanggan, transaksi dengan produsen, bahkan bisa jadi transaksi dengan perusahaan distribusi lainnya.  Transaksi juga bisa dalam bentuk transaksi penjualan dan transaksi pembelian. Transaksi akan dimasukkan ke dalam pencatatan yang sesuai dengan jenis transaksi yang dilakukan.

Pada tahap pencatatan setiap transaksi keuangan harus memuat segala aspek secara kronologis dan sistematis dalam periode tertentu.  Setiap catatan juga harus ditunjang oleh dokumen sebagai bukti transaksi seperti nota, faktur, kuitansi, bukti memorial, dan lain sebagainya. Pencatatan transaksi sangat menentukan keberhasilan membuat buku jurnal (journal entry) dan buku besar (posting to ledger).

2. Menyusun Jurnal Akurat

Setiap transaksi selalu memiliki bukti yang akan dijadikan bahan dokumentasi bahwa transaksi benar-benar terjadi. Semua transaksi kemudian harus dicatat di dalam jurnal umum yang disertai dengan bukti transaksinya. Pencatatan jurnal bagi perusahaan distributor berbeda dengan perusahaan lain, karena tingkat transaksi yang tinggi dan memiliki banyak jenis. Beberapa bentuk jurnal khusus sangat diperlukan, misalnya Jurnal Penerimaan dan Pengeluaran Kas, serta Jurnal Pembelian dan Penjualan, dan Jurnal Operasional Usaha.

3. Membuat Neraca Saldo

Setelah semua transaksi dicatat dalam jurnal, selanjutnya harus dipindahkan ke dalam buku besar dan  membuat neraca saldo. Dalam laporan keuangan dan akuntansi, neraca saldo biasanya dibuat untuk menunjukkan bahwa terdapat keseimbangan antara kolom debit dan kredit. Neraca saldo perusahaan distribusi tidak berbeda dengan perusahaan lain karena berisi daftar akun dan nilai nominal saldo akhir yang tertulis dalam buku besar. Jika jumlah nominal tidak seimbang di kedua kolom, maka kemungkinan ada kesalahan dalam memasukkan nilai nominal atau pengelompokan akun sesuai dengan jenis transaksi.

4. Membuat Jurnal Penyesuaian atas Neraca Saldo

Jurnal penyesuaian dibuat jika terjadi perubahan-perubahan tertentu dalam pembuatan jurnal umum sehingga menyebabkan neraca saldo menjadi tidak seimbang. Jurnal penyesuaian akan menghasilkan akun baru, sehingga setiap akun bisa menjadi seimbang, baik untuk debit maupun kreditnya. Setelah jurnal penyesuaian selesai dibuat, maka neraca saldo baru yang disebut Neraca Saldo Setelah Penyesuaian bisa dibuat untuk memastikan setiap pencatatan terhadap siklus keuangan telah diperbarui.

Pada tahap ini dilakukan juga penyusunan nilai untuk setiap akun yang disajikan dalam bentuk saldo masing-masing, baik debit maupun kredit. Tujuannya adalah agar semua transaksi yang sudah dicatat, dikelompokkan, dan disajikan secara ringkas memberikan neraca saldo (trial balance) yang yang seimbang.

5. Membuat Laporan Keuangan

Dengan berbekal dari data-data yang telah dibuat pada neraca saldo dan jurnal, langkah selanjutnya adalah membuat laporan keuangan. Tahap ini sangat penting karena kondisi keuangan akan segera diketahui. Laporan keuangan terdiri dari 4 jenis yang harus bisa menyimpulkan kondisi keuangan setelah terjadi serangkaian transaksi. Keempat laporan keuangan tersebut antara lain laporan perubahan modal, laporan neraca, laporan arus kas, dan laporan laba rugi. Laporan keuangan harus bisa menyimpulkan kondisi keuangan yang sebenarnya setelah setiap siklus keuangan dalam satu periode terjadi.

Membuat laporan keuangan merupakan kegiatan untuk mengungkapkan, baik yang bersifat keuangan maupun non keuangan atas akun-akun yang dilaporkan. Sebenarnya, laporan keuangan harus merangkum setiap peristiwa yang dihadapi perusahaan, yaitu setiap kejadian ekonomi yang bisa mempengaruhi posisi dan kinerja keuangan perusahaan. Laporan keuangan yang lengkap harus memuat hal-hal berupa catatan atas laporan keuangan yang menjelaskan tentang gambaran umum perusahaan. Selain itu diperlukan di dalam catatan keuangan juga harus ada kebijakan akuntansi perusahaan, dan penjelasan atas pos-pos yang signifikan dari maksud laporan keuangan tersebut. Maka dari itu, dalam laporan keuangan perusahaan distribusi yang disusun harus mendeskripsikan kinerja keuangan secara rinci, terangkum, dan jelas atas siklus keuangan yang terjadi. 

Bagi perusahaan distribusi, laporan keuangan yang sudah disusun juga bisa digunakan sebagai informasi untuk meramalkan, membandingkan, dan menilai dampak keuangan yang timbul dari keputusan ekonomis yang diambil. Jika kinerja keuangan perusahaan tidak stabil, maka akan tampak jelas gambarannya di dalam laporan keuangan yang telah tersusun. Untuk laporan keuangan yang merangkum berbagai macam akun, sebaiknya dalam aspek-aspek kuantitatif yang ada di dalamnya disertai dengan penjelasan-penjelasan yang dapat diukur secara objektif.

6. Membuat Jurnal Penutup

Laporan keuangan yang telah tersusun secara ringkas dan memberikan kesimpulan keuangan bukan akhir dari siklus keuangan. Masih ada tahap akhir dari siklus keuangan, yaitu membuat jurnal penutup dan neraca saldo setelah penutupan. Pada tahap membuat jurnal penutup, informasi mengenai akun pendapatan dan beban yang tertulis pada laporan laba rugi harus dianalisa dan diolah kembali.

Pentingnya membuat jurnal penutup karena laporan keuangan merupakan objek yang akan menjadi pertimbangan bagi pihak-pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan. Laporan keuangan berguna sebagai pertimbangan penting para investor maupun kreditur potensial yang ingin menginvestasikan dananya. Sementara bagi pemerintah, laporan keuangan menjadi tolak ukur untuk menentukan kewajiban perpajakan. Selain itu, di pihak internal perusahaan juga perlu menggunakan laporan keuangan untuk memenuhi beberapa kebutuhan informasi yang berbeda. Maka dari itu, jurnal penutup memastikan bahwa laporan keuangan yang tersusun memiliki informasi yang benar. Pada akhirnya, setiap pihak yang membutuhkan bisa mengambil keputusan yang tepat pula.

7. Membuat Neraca Saldo Setelah Penutupan

Membuat neraca saldo setelah penutupan merupakan tahap akhir dari siklus keuangan. Dalam tahap ini, dilakukan pencatatan kembali jika didapati akun-akun yang mengalami perubahan saldo. Caranya dengan menyesuaikan neraca dengan jurnal penutup. Neraca saldo setelah penutupan akan memudahkan manajerial perusahaan distributor dalam mengatur keuangan. Dengan berpedoman pada siklus keuangan, maka setiap transaksi atau pencatatan keuangan bisa dilakukan secara lebih sistematis.